Dua Aplikasi Sekretariat DPRD Diluncurkan

KOTA - Sekretariat DPRD Kota Pekalongan meluncurkan dua aplikasi digital yakni e-Tamu dan e-Arsip. Kehadiran dua aplikasi tersebut akan menunjang kinerja Sekretariat DPRD dan alat kelengkapan DPRD Kota Pekalongan.

Sekretarias DPRD Kota Pekalongan, Widarjanto menjelaskan, tamu merupakan bagian penting dalam kerja DPRD, baik itu dalam bentuk kunjungan, audiensi maupun pengajuan proposal. Banyaknya tamu yang akan mengunjungi DPRD membuat pencatatan kunjungan audiensi maupun pengajuan proposal kurang termonitor dengan baik.

"Teknologi informasi merupakan solusi dalam mengatasihal tersebut untuk membuat proses pendataan dan pengajuan tamu dapat termonitor dengan baik yang tercatat secara elektronik," jelasnya.

Widarjanto melanjutkan, e-Tamu mrupakan singkatan dari elektronik tamu yang merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk melakukan pencatatan kunjungan audiensi dan pengajuan proposal secara elektronik. Secara sistem akan tercatat dan akan dilakukan tindak lanjut pada masing-masing komisi. Karena sistem ini akan terintegrasi sampai komisi jika mendapatkan disposisi untuk menemui atau mendampingi. 

Melalui fasilitas e-Tamu maka tamu dapat melakukan pengajuan kunjungan audiensi dan pengajuan proposal. Tamu juga dapat melihat historis kunjungan audiensi dan pengajuan proposal melalui sistem e-Tamu. Tamu akan menerima informasi kepastian kunjungan, audiensi dan pengajuan proposal melalui sistem.

"Karena sistem ini sudah terintegrasi dengan ketua DPRD, setwan dan semua komisi yang ada di DPRD Kota Pekalongan. Tamu juga dapat melakukan tracking pengajuan kunjungan melalui sistem e tamu. Selain itu, tamu juga akan menerima notifikasi melalui WhatsApp terkait dengan proses pengajuan kunjungan yang diajukan," kata Widarjanto.

Sedangkan untuk e-Arsip, dia mengatakan bahwa dokumen arsip merupakan hal penting dalam suatu institusi. Dengan manajemen arsip yang baik maka akan membuat arsip dapat tertata dengan baik.

"Teknologi informasi merupakan salah satu terobosan untuk dapat melakukan manajemen arsip dengan baik. E-Arsip merupakan sistem pencatatan arsip pada DPRD Kota Pekalongan secara digital dengan beberapa keunggulan seperti, arsip tertata dengan rapi dan teratur, mempermudah dalam proses pencarian dokumen, mempermudah dalam fasilitas untuk peminjaman dokumen arsip yang tercatat secara elektronik," tandasnya.(nul)

Sumber: